So sánh điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Quỹ thời gian đến ngày hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc trên phạm vi toàn quốc không còn nhiều. Cơ quan thuế khuyến khích doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử bởi những hiệu quả mà hóa đơn điện tử mang lại vô cùng đáng kể. Có khá nhiều những câu hỏi thường gặp như thế nào là mẫu hóa đơn điện tử đẹp? Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì? Sự khác nhau giữa hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử là gì? Tại sao hóa đơn điện tử lại được khuyến khích sử dụng? Bài viết này sẽ giúp các bạn giải đáp những vấn đề trên để hiểu thêm về hóa đơn điện tử.

Phân biệt hóa đơn điện tử với hóa đơn truyền thống:

– Căn cứ vào số liên thì hóa đơn giấy thông thường có 3 liên còn hóa đơn điện tử không có liên.

– Về chữ ký trên hóa đơn:

Hóa đơn giấy sử dụng chữ ký tay;

Hóa đơn điện tử sử dụng chữ ký điện tử (chữ ký số, chữ ký số HSM,…)

– Điều kiện để phát hành hóa đơn:

Đối với hóa đơn giấy: Doanh nghiệp phải chuẩn bị thủ tục xin phép đặt in, thủ tục đặt in hoặc tìm nhà in đủ điều kiện, làm hồ sơ đặt in.

so sánh hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy

Đối với hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần đăng ký mua chữ ký số của nhà cung cấp uy tín và mua phần mềm hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế hoặc từ các tổ chức trung gian.

– Cách lưu trữ và tra cứu hóa đơn:

Hóa đơn giấy được lưu trữ bằng cách đóng gói, giữ trong kho, tra cứu bằng cách tìm tài liệu thủ công. Doanh nghiệp có càng nhiều giao dịch thì công đoạn lưu trữ và tra cứu càng mất nhiều thời gian.

Hóa đơn điện tử được lưu ở database, tra cứu trên hệ thống dữ liệu điện tử.

– Nhược điểm của 2 loại hóa đơn:

Hóa đơn giấy dễ bị làm giả để khai khống chi phí. Còn đối với hóa đơn điện tử, quá nhiều giải pháp hóa đơn điện tử trên thị trường khiến DN gặp khó khăn khi lựa chọn.

Tại sao hóa đơn điện tử được khuyến khích sử dụng hơn hóa đơn giấy?

– Hóa đơn điện tử giúp giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.

– Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, rút gọn các công đoạn kê khai thuế, nộp thuế.

– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, có thể tránh được các rủi ro như thấc lạc, hư hỏng hóa đơn. Trường hợp bị mất dữ liệu hóa đơn có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn từ hệ thống.

– Tra cứu hóa đơn nhanh chóng, thao tác đơn giản và tiện lợi.

– Quá trình thanh toán được thực hiện nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian cho doanh nghiệp.

– Việc sử dụng hóa đơn điện tử được tiến hành hoàn toàn trên hệ thống phần mềm và lưu trữ trên server, do đó hạn chế được tối đa việc sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường, giảm chi phí không cần thiết.

Theo đó, để có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định, DN cần đáp ứng những điều kiện sau đây:

Là tổ chức kinh tế đang thực hiện giao dịch điện tử khi khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức có sử dụng giao dịch điện tử trong ngân hàng; 

Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hay không? 

Nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có bị xử phạt không?

DN có địa điểm, có đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng được yêu cầu khai thác, kiếm soát, xử lý, sử dụng và lưu trữ hóa đơn điện tử;

DN sở hữu đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để có thể thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử;

DN đã có chữ ký điện tử theo đúng quy định;

Bên cạnh đó, DN cần có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử được tự động chuyển vào phần mềm hoặc cơ sở dữ liệu khi lập hóa đơn;

Có các quy trình sao lưu, khôi phục, lưu trữ dữ liệu đáp ứng tối thiểu các yêu cầu về chất lượng lưu trữ.
 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *